Leonardo Karpinski

Leonardo Karpinski

Mestre do Power BI, criador do Curso Express de Power BI e Curso Completo de Power BI. Formou mais de 16 mil alunos nos últimos anos e participou de projetos em grandes empresas nacionais e multinacionais.

Como Automatizar Relatórios com Power BI

Fala galera, tudo bem?

Hoje, vamos falar sobre como automatizar relatórios utilizando o Power BI. Antes de começar, queria saber. Como você automatiza seus relatórios? Tem muito trabalho com Excel/VBA?? Essa é uma questão crítica tanto para o profissional quanto para as empresas, pois para fazer a automatização o profissional gasta boa parte do seu tempo (que poderia estar aproveitando de maneira mais eficiente analisando a informação gerada) e as empresas ficam dependentes destes profissionais, que se saem da empresa e acaba/atrasa o andamento nesses projetos!

Bom, de qualquer forma vamos abordar:

  • O que é Power BI? É caro? Quais suas etapas de trabalho?
  • Desenvolvimento de relatório (do zero ao dashboard)
  • Publicar seu relatório e automatizar atualizações

Bem completo, não? Tenho certeza que com o que vai aprender hoje você conseguirá criar um relatório para impressionar o pessoal na sua empresa!

Introdução

O Power BI é um software da Microsoft (como o Excel, porém mais performático). Atualmente, o Excel ainda é mais usado. Um dos motivos é porque para compartilhar relatórios no Power BI precisamos de autorizações do admin das fontes de dados da empresa (e isso envolve a equipe de TI).

Uhm,ok! Mas e aí…o Power BI é muito caro? Bom, a versão Desktop do Power BI é totalmente gratuita! Nós pagamos somente se formos compartilhar o relatório ou se formos visualizar um relatório que alguém queira compartilhar e que não seja público. Para a opção de compartilhamento você deve ser um usuário pro. Como eu disse a diferença do usuário pro para o gratuito é que o primeiro tem mais poder de compartilhamento (e paga o valor de $ 9,90/mês). Veja na imagem abaixo o comparativo entre as versões:

Figura 1: Versões do Power BI

Ah Leonardo, mas minha empresa não vai querer investir esse montante para termos acesso ao software! Bom, daí vale a pena refletir. Se a oportunidade com as análises e compartilhamentos dessa informações não gerar um retorno maior que o valor investido então provavelmente sua empresa não precisa de Business Intelligence. Ou na pior hipótese, pode estar perdendo competitividade os concorrentes.

Outro ponto importante sobre o Power BI é que você entenda que existe a parte de desenvolvimento (Power BI Desktop) e a parte de visualização e compartilhamento (Power BI Serviço). A diferença entre os dois fica bem mais simples de você entender com a mão na massa acompanhando o passo a passo de hoje.

Agora que você já sabe um pouco mais o que é o software, vamos falar sobre as etapas de trabalho:
– O processo inicia no Power BI Desktop, ou seja, vamos baixar o software na nossa máquina
– Desenvolvimento do relatório – Power BI Desktop
– Publicamos nosso trabalho – Power BI Desktop
– Compartilhamos e vemos relatórios compartilhados – Power BI Serviço
– Agendamos as atualizações – Power BI Serviço

Bastante coisa, não? Sim! O Power BI tem todas as ferramentas para fazermos essas etapas. Acompanhando a conteúdo de hoje, você também vai conseguir realizar todas elas.

Baixando o Arquivo

O power BI é um software da Microsoft (assim como Excel, Word, etc). Para baixá-lo vamos buscar na internet “download Power BI”. Clicando no primeiro link, vemos duas opções para baixar o arquivo. Uma delas é a opção de baixar pelo Microsoft Store (para quem tem Windows 10) e a outra baixar pelo navegador.

Figura 2: Busca no Google e seleção de download

Figura 3: Opção do navegador

Figura 4: Abrindo Microsoft Store

Figura 5: Escolhendo o Power BI Desktop na Microsoft Store

Etapas:
Procurar "download Power BI" no Google → Entrar no primeiro link → Clicar em "Opções de download avançadas" → Selecionar "Português (Brasil)" na caixa de seleção → Clicar em "Baixar"
ou
Pesquisar "Microsoft Store" no Windows → Pesquisar "Power BI Desktop" na Microsoft Store → Clicar em Download
Dica:
Na etapa de download será necessário saber qual o seu processador (32 ou 64 bits). Para descobrir, entre em: https://support.microsoft.com/pt-br/help/15056/windows-32-64-bit-faq

As etapas de instalação, são bem simples. Leia para entender cada etapa, mas é praticamente next → next → next. Ao finalizar a instalação, você irá abrir o Power BI, selecionar que já tem uma conta e fechar as duas próximas janelas.

Figura 6: Selecionando a opção de conta e fechando a primeira janela

Figura 7: Fechando a segunda janela

Agora, você já está com acesso a área de desenvolvimento do Power BI (Power BI Desktop)!!Simples, né? O Power BI é uma ferramenta que está sempre sendo atualizada (quase todo mês tem novidade). Então, é interessante você saber qual a versão que está utilizando e também habilitar as novas visualizações.

Figura 8: Tela Inicial e Verificando a versão do Power BI

Figura 9: Habilitando Recursos de Visualização

Etapas:
Clicar em "Ajuda" → Clicar em "Sobre"
Clicar em "Arquivo" → Clicar em "Opções e Configurações" → Clicar em "Opções" → Clicar em "Recursos de Visualização" → Selecionar todos → "OK"

Pronto! Estamos preparados para começar a desenvolver nossos relatórios.

Desenvolvimento do Relatório

Com o Power BI Desktop pronto, vou fazer junto com você as etapas de desenvolvimento de um relatório dentro do Power BI, que são:
– ETL → Extract, Transform and Load (extração, transformação e carga)
– Relacionamentos e cálculos
– Criação de Visuais

Dica:
Geralmente em um projeto com o cliente, você gasta mais tempo na primeira fase (ETL). É aí onde fazemos a limpeza de dados, padronização e integração das bases.

ETL (Extract – Extrair, Transform – Transformar, Load – Carga)

Essa é a fase onde obtemos dados, alinhamos e fazemos a carga para trabalhar. Para o conteúdo de hoje, vamos pegar um exemplo simples. Vamos obter dados de um arquivo de Excel com uma tabela de vendas definida nele.

Figura 10: Obtendo Dados

Etapas:
Obter Dados → Excel → Caminho → Arquivo
Importante:
Ao “Obter Dados” o Power BI vai te perguntar se você quer carregar ou transformar os dados. Praticamente todas as vezes a opção será transformar dados. Lembrar da sequência ETL (Extração, Transformação e Carga)

Após obter os dados, vamos visualizar nossa tabela de Vendas. Veja que temos uma linha para cada produto em cada venda. Sendo assim, se o cliente efetuou uma compra com 10 itens teremos 10 linhas para essa venda.

Figura 11: Visualização da Tabela de Vendas

Ao clicar em transformar dados, vamos para o ambiente do Power Query. Dentro dele temos diversas ferramentas para editar e trabalhar em nossas tabelas (por exemplo: extrair caracteres, adicionar colunas e remover vazios). Vamos extrair alguns caracteres da coluna de Produto como exemplo:

Figura 12: Extraindo Caracteres da Coluna Produto

Etapas: 
Selecionar Coluna "Produtos" → Clicar em "Transformar" → Clicar em "Extrair" → Clicar em "Primeiros Caracteres" → Escolher "5" → "OK"

Boa, Léo! Bem fácil essa ferramenta, mas não gostei do resultado. Quero voltar como estava. Uhm…. “ctrl + Z” não funciona! E agora? Não consigo refazer minhas transformações? Calma, que é bem simples. Aqui no Power Query temos no canto direito da tela a opção de “Editar Etapas” onde você pode alterar/editar/excluir/visualizar as etapas de transformação na sua tabela. Vamos remover essa etapa de extração de caracteres e ao invés de transformarmos essa coluna, vamos criar uma nova coluna com a extração.

Figura 13: Resultado da Extração e Campo de “Etapas Aplicadas”

Figura 14: Adicionando Nova Coluna

Etapas:
Excluir "Primeiros caracteres extraidos" na caixa de "Etapas Aplicadas"
Clicar em "Adicionar Coluna" → Clicar em "Extrair" → Clicar em "Primeiros Caracteres" → Digitar "5" → "OK

Voltando para a pergunta. Porque não realizar essas transformações no Excel? Porque no Power Query ganhamos a automatização dessa transformação! E com isso ganhamos (e muito) tempo nas nossas atividades. Esse é o grande benefício dele. Lembre quantas vezes você teve que fazer as mesmas transformações todos os meses para atualizar algum de seus relatórios. Aqui no Power Query se a sua fonte de dados tem um padrão, as transformações servem para todas as informações importadas!

Verdade? Parece mágica? Bom, vamos fazer um teste! Manualmente alteramos uma informação da base adicionando uma linha na tabela.

Figura 15: Adicionando Novas Informações e Atualizando no Power BI

Etapas:
1. Adicionar Linha na Tabela de Dados → Data: 01/01/2016,
ID: 9999, Produto: Camisa Florida Branca com Azul e Vermelho, Marca: LK Roupas, ID Cliente:  9999, Cliente: Leonardo
2. Atualizar "Power Query"

Aqui fizemos um exemplo simples, mas imagine que tenha diversas etapas aplicadas na transformação! Ganhamos muito tempo com essa automatização. Além disso, quando seu relatório estiver publicado e com a atualização programada no Power BI Serviço não precisamos nem preocupar em lembrar de atualizar o relatório.

Para continuarmos, vou limpar essa alteração de linha da base e voltar a exemplo como estava. Após isso, vamos fechar e aplicar o Power Query (essa é a etapa final do ETL – Load/Carga).

Figura 16: Retornando ao exemplo com a base original

Etapas:
1. Apagar a linha criada da base
2. Atualizar "Power Query"
3. Fechar e aplicar

Relacionamentos e Cálculos

A segunda etapa do desenvolvimento é a realização do relacionamento entre as informações do modelo e dos cálculos. Você pode tentar imaginar os relacionamento como o PROCV ou a utilização de Listas de Apoio no Excel, onde você busca as informações em outras tabelas determinando um relacionamento para isso. Já para os cálculos, criamos as medidas no Power BI. Aqui, também pode imaginar você utilizando uma fórmula do Excel.

As informações as tabelas que transformamos no Power Query podem ser visualizadas na aba “Dados”. Diferentemente do Power Query, aqui não conseguimos alterar as informações das tabelas. Já na aba “Modelo”, fazemos o relacionamento das tabelas! Por fim, na aba “Relatório”, é onde fazemos nosso visuais. Resumindo:
– ETL – Power Query
– Modelagem – Power BI: abas “Dados” e “Modelo
– Visuais – Power BI: aba “Relatório

Aqui pode surgir a dúvida de como abrir novamente o Power Query. Para isso, é só clicar em “Transformar Dados“.

Figura 17: Abas de Navegação do Power BI e Acesso ao Power Query

Figura 18: Abas de Dados e Modelo

No nosso caso de hoje, não precisamos fazer nenhum relacionamento pois todas as informações estão na mesma tabela. Por isso, vamos para a parte de cálculo e criar a medida de Faturamento. Para obter o resultado do faturamento, temos que fazer a conta “Quantidade x Preço – Desconto” para cada item de venda. Fazemos isso criando a medida:

Medida:
Faturamento =
SUMX (
    Vendas,
    Vendas[Quantidade] * Vendas[Preço Unitário] - Vendas[Valor Desconto]
)

Figura 19: Criando a Medida de Faturamento

Veja que apareceu uma nova informação no canto direito da tela em Campos com um símbolo de calculadora. Essa é a nova medida criada! A partir delas vamos gerar nossos visuais.

Criação de Visuais

Para a criação de visuais utilizamos a aba “Relatório” do Power BI Dektop. Aqui criamos de forma bem prática visuais que normalmente levamos muito tempo, tanto para criar quanto formatar em outros softwares. Vamos direto para a prática e criar 3 visuais (Cartão, Gráfico de Área e Mapa):

Figura 20: Criando Visuais de Cartão e Gráfico de Barras Empilhado

Figura 21: Criando Visual de Mapa e Foco em Annapolis

Formatação: 
Cartão: Campos → Medida "Faturamento"
Gráfico de Barras Empilhado: Eixo → Marca | Valor → Medida "Faturamento"
Mapa: Localização → "Cidade" | Tamanho → Medida "Faturamento"

Analisando o mapa, veja a informação para “Annapolis”. Está direcionando para a cidade de Anápolis em Goiás ao invés de Annapolis na Europa. Esse é um caso comum de acontecer, por falta de precisão de informação de localização. Para “ajudarmos” a identificação do local correto, podemos melhorar a precisão unindo (concatenar) a informação de Cidade/País informação. Para isso iremos utilizar o Power Query:

Figura 22: Mesclando Cidade/País e Criando Visual

Etapas:
1. Clicar em "Transformar Dados" → Selecionar as Colunas "Cidade" e "País" nessa ordem → Clicar em "Adicionar Coluna" → Clicar em "Mesclar Colunas" → Formatar os Campos com Separação "Espaço +," e Nomear a Nova Coluna → Clicar em "OK"
2. Clicar em "Fechar e Aplicar" → Substituir a informação de Localização do Mapa para "Cidade e País"
Importante:
As etapas ETL → Modelo/Relacionamentos → Visuais são cíclicas. Veja isso como um processo dinâmico onde muitas vezes você tem que voltar para otimizar o processo.

Vemos que nossa alteração não surtiu o efeito esperado. Até piorou, pois agora não temos nenhuma informação. Bom, sem desespero. Vamos fazeer um novo teste e agora detalhar ainda mais a localização informando a Cidade, o Estado e o País. Para isso vamos no Power Query novamente:

Figura 23: Mesclando Cidade/Estado/País

Etapas:
1. Clicar em "Transformar Dados" → Selecionar as Colunas "Cidade", "Estado" e "País" nessa ordem → Clicar em "Adicionar Coluna" → Clicar em "Mesclar Colunas" → Formatar os Campos com Separação "Espaço +," e Nomear a Nova Coluna "Localização" → Clicar em "OK"
2. Clicar em "Fechar e Aplicar" → Substituir a informação de Localização do Mapa para "Localização"

Figura 24: Criando o Mapa com Cidade/Estado/País

Como você pode ver geramos um erro com a alteração! Bom, esse é o momento de ter calma e analisar o que aconteceu. O primeiro passo é ler “ver detalhes” para entender o que aconteceu. Nesse caso, veja que é bem simples. Só fizemos a alteração do nome da coluna que criamos no Power Query para “Localização”. Por isso gerou o erro. Alterando a informação o gráfico é corrigido. Viu como foi simples?

Léo, até agora está interessante. Mas, conseguimos fazer outras análises?Opa, conseguimos sim. Vamos montar um gráfico de faturamento ao longo do tempo:

Figura 25: Visualizando as informações de Data e Criando o Gráfico de Área

Etapas:
1. Clicar na aba "Dados" → Visualizar coluna de "Data de Venda"
2. Clicar na aba "Relatório" → Clicar no Visual de "Gráfico de Área" → Selecionar "Data Venda" para "Eixo" → Selecionar a Medida "Faturamento" para "Valores"

Repare que quando utilizamos a data no eixo o Power BI ela fica quebrada em uma hierarquia (Ano, Trimestre, Mês, Dia). O ideal é que você crie sua própria tabela de datas.

Opa, legal! Mas queria ver os detalhes por mês das vendas. Sempre preciso fazer isso nas minhas análises. Tem como fazer isso? Tem, sim! Para isso vamos utilizar a ferramenta drill drown dos visuais e mudar para o “Modo de Foco”, que tem 3 opções:
– Seta dupla para baixo
– Seta duplas para baixo (cascateada)
– Seta única

Figura 26: Tipos de Filtros e Modo de Foco

Etapas:
1. Passar o mouse em cimado "Gráfico de Área" → Clicar em "Modo de Foco"

A seta dupla cascateada (parece um tridente invertido), concatena o filtro anterior com o atual. Clicando nele fica assim:

Figura 27: Filtro de seta dupla cascateada aplicado no menor subnível de data

A seta dupla, filtra sem respeitar/concatenar com a hierarquia superior, ou seja, os valores são acumulados dentro daquele subnível. Veja abaixo esse filtro aplicado em cada nível da hierarquia de data.

Figura 28: Filtro de seta dupla aplicado no níveis Trimestre/Mês/Dia

Porque no dia 31 um faturamento menor que nos outros dias??? Bom, lembra que eu falei que ele acumulada todos os valores de venda para aquele dia? Então, agora pense em quantos meses temos o dia 31. Muito menos que para os outros dias. Por isso a informação acumulada nesse dia é menor!

A seta única faz uma seleção/filtro no nível de detalhe selecionado (bom para análises específicas). Esse filtro é bem interessante para visualizar uma granularidade bem fina de informação e quando utilizado filtra outros visuais do relatório.

Figura 29: Filtro de seta única aplicado para o Ano de 2018

Dica:
Para visualizar quais filtros estão sendo aplicado nos visuais vá ao canto superior direito do visual de interesse e passe o mouse em cima do “funil” que o Power BI mostra os filtros aplicados.

No power BI, todo visual pode servir de filtro para os outros visuais (filtro cruzado) isso é bem interessante, pois torna o relatório dinâmico. É interessante, porém deve-se ter atenção/cautela para entender o que você está apresentando e não complicar a leitura. Pode gerar aquela situação de alguém comentar “Tá diferente do ERP/SAP, …”. Isso acontece quando não entendemos os filtros aplicados aos visuais.

Podemos também colocar mais níveis nos eixos de gráficos e alterar formatações. Vamos aumentar o nível do “Gráfico Empilhado” adicionando o “Produto” nele. As formatações de visuais são feitas na aba de “Formatação” (um rolinho de pintura) de cada visual! para alterar o tipo de visual é só clicar em outra opção em “Visualizações” Onde fica isso? Veja abaixo:

Figura 30: Adicionando níveis no Gráfico, alterando formatação e alterando tipo de Gráfico

Etapas:
1. Clicar no visual de "Gráfico Empilhado" → Adicionar "Produto" em "Eixo"
2. Clicar em "Formatação" → Habilitar "Rótulo de Dados"
2. Clicar em outros visuais no campo de "Visualizações"

Veja a quantidade de visuais conseguimos gerar em pouco tempo e com tamanha qualidade! Imagine, quanto tempo você gastaria para fazer o mesmo relatório em outro software?

Além disso, podemos alterar a forma de exibição geral do relatório na aba “Exibição”. Isso facilita bastante se você tiver padrão de cores na sua empresa.

Figura 31: Alterando o tipo de “Exibição”

Etapas:
Clicar em "Exibição" → Selecionar o Tipo de Exibição

Para finalizar, vamos criar uma segmentação de dados para facilitar o filtro de datas para o usuário final:

Figura 32: Criando a segmentação de Dados

Etapas:
Clicar em "Segmentação de Dados" nas "Visualizações" → Arrastar "Data Venda" para "Campo"

Com os visuais prontos, vamos publicar nosso relatório!

Publicação

Ao publicar o arquivo, não tornamos o relatório publico! Ele continua privado, o que acontece é que ele é enviado para o servidor da Microsoft. Assim, é exigida uma senha para conectar no Power BI Serviço. No Power BI Serviço, posso gerar o link público para o relatório. Após gerar esse link, daí sim ele torna público.

Vamos salvar e publicar nosso relatório, em:

Figura 33: Salvando o arquivo

Agora no Power BI serviço, vemos o relatório que acabos de publicar em Workspaces. Quem pode criar Workspaces, são usuários pro e podem trabalhar de forma compartilhada.

Etapas:
Clicar em "Arquivo" → Clicar em "Salvar" → Escolher "Nome" e "Local" para Salvar

Figura 34: Publicando

Etapas:
Clicar em "Publicar" → Conectar a sua conta → Escolher o destino (workspace) onde o relatório será publicado → Ao finalizar a publicação aparace a mensagem de "Êxito" na Tela do Power BI Desktop

Para criar uma conta no Power BI é bem simples, e pode ser feito gratuitamente (existe também a opção de usuário pro para teste por 60 dias!).

Figura 35: Criação de Conta para Publicação

Etapas:
Entrar no site do Power BI no seu navegador → Clicar em "Avalie Gratuitamente" → Clicar em "Inicie uma avaliação gratuita" → Informar um e-mail comercial

Com a conta criada e o relatório publicado você deve se perguntar “Ué, cadê meu relatório?” . Para visualizar o relatório, você deve acessar sua conta no Power BI Serviço.

Figura 36: Entrando na conta do Power BI Serviço

Etapas:
Entrar no site do Power BI no seu navegador → Clicar em "Entrar" → Selecionar sua conta criada

No Power BI serviço você tem acesso a diversos Workspaces, que são como pastas de trabalho com painéis, relatórios, conjunto de dados e fluxo de dados dentro deles. Lá, você deve selecionar o workspace onde publicou seu arquivo para visualizá-lo:

Figura 37: Visão geral dos workspaces dentro da área do Power BI Serviço

Figura 38: Selecionando o relatório para visualização

Etapas:
1. No ambiente do Power BI → Clicar em "Workspaces" → Selecionar o workspace onde o relatório foi publicado
2. Clicar na aba "Relatórios" → Selecionar o relatório publicado
Importante:
Você não deve compartilhar o arquivo .pbix criado na versão de Desktop! Para compartilhar o relatório deve-se utilizar o Power BI Serviço. O arquivo .pbix é para quem desenvolve os relatórios.

Dentro do ambiente de visualização, você tem várias opções. Vamos visualizar nosso relatório em tela cheia:

Figura 39: Ambiente de visualização do relatório e “Tela Inteira”

Etapas:
Clicar em "Exibição" → Selecionar "Tela Inteira"

Agora, vamos visualizar o compartilhamento de forma segura do relatório no ambiente do Power BI Serviço:

Figura 40: Área de compartilhamento seguro do relatório

Etapas:
Clicar em "Compartilhar" → Selecionar com que você deseja compartilhar o arquivo (lembre-se de que você e quem for visualizar seu relatório também deve ter uma licença pro para compartilhamento)

No ambiente do Power BI Serviço, também podemos fazer o compartilhamento público do relatório:

Figura 41: Área de compartilhamento público do relatório

Etapas:
Clicar em "..." → Clicar em "Incorporar" → Clicar em "Publicar na web (público)" → Clicar em "Criar Código de inserção" 

Figura 42: Visualização do relatório público pelo link criado

Importante:
Na forma de link público você não tem nenhum controle de quem terá acesso a informação. Assim, alguém com má intenção pode aproveitar dos dados enviados para ganhar informação dentro da sua empresa e compartilhar de forma indevida.

Para finalizar, iremos programar a atualização automática dos dados. Quando publicamos o arquivo, ele subiu para o servidor separado em duas partes (relatório e conjunto de dados). A atualização é feita no conjunto de dados.

Figura 43: Agendando a atualização

Etapas:
Clicar em "Conjunto de Dados" → Selecionar "Agendar Atualização" → Programar Atualização

Para protegermos nossa informação é necessário uma configuração gateway, quando a fonte de dados é local. Nesse ponto é muito importante o envolvimento com a TI.

Importante:
A TI é uma peça fundamental para mudança cultural. Para a transformação digital é importantíssimo ter a governança e colaboração entre TI e a área de negócios. Por experiência, quando existe uma sinergia entre TI e negócios a implementação flui de forma mais eficiente.
Dica:
Todo usuário tem direito a um workspace com 10 GB de espaço. Isso é muito? É bastante, eu pessoalmente não cheguei a utilizar todo esse espaço.

Após ler o post e assistir a Live #3, treine! Escolha uma base de dados sua e faça um relatório. Mostre esse trabalho na sua empresa. Tenho certeza que seus colegas/chefe irão ficar impressionados. Com isso, podem surgir oportunidades na sua carreira e quem sabe se tornar “o cara” de referência na área do Power BI. Faça o teste e colha frutos do seu trabalho!

Se ficou com alguma dúvida ou tenha outro assunto que queira um conteúdo como esse, entre em contato!

Abraços,

Leonardo!

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